Wer ist tatsächlich zur Anschaffung einer Registrierkasse verpflichtet?

Im Zuge der Steuerreform werden – schon ab 1.1.2016 – eine generelle Einzelaufzeichnungs- und Einzelerfassungspflicht von Barumsätzen sowie eine Belegerteilungspflicht in Kraft treten.

Einzelaufzeichnungspflicht

Barumsätze sind ab dem ersten Euro einzeln zu erfassen.

Der Finanzminister kann durch Verordnung bestimmte Erleichterungen bei der Führung von Aufzeichnungen, der Verwendung von Registrierkassen und der Belegerteilungspflicht festlegen. Diese Verordnungsermächtigung ist allerdings beispielsweise eingeschränkt für

• Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,00 je Betrieb, wenn die Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten getätigt werden (wie z. B. mobile Eisverkäufer, Christbaumhändler oder offene Fahrgeschäfte)
• bestimmte Automaten (wie z. B. Kaugummiautomaten)
• Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt (z. B. Webshops).

Registrierkassenpflicht

Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht ab einem Jahresumsatz von € 15.000,00 je Betrieb, sofern die Barumsätze € 7.500,00 überschreiten.

Zum Barumsatz zählen: Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte sowie andere vergleichbare Zahlungsformen (wie z. B. Zahlung mit dem Mobiltelefon).

Der Finanzminister kann für Gruppen, die „mobil“ tätig sind, wie z. B. Friseure, Masseure, Ärzte, Tierärzte, Reiseleiter, durch Verordnung Erleichterungen bezüglich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen festlegen.

Technische Sicherheitslösungen

Die Registrierkassen sind mit technischen Sicherheitslösungen gegen Manipulation zu schützen.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (Begutachtungsentwurf): 

• Die Registrierkasse muss die erfassten Barumsätze über eine Signaturerstellungseinheit signieren.
• Die Signatur muss im Datenerfassungsprotokoll beim jeweiligen Barumsatz gespeichert und am Beleg als maschinenlesbarer Code angebracht werden.
• Die Registrierkasse muss jeden einzelnen Barumsatz im Datenerfassungsprotokoll abspeichern.
• Die Registrierkasse muss auch jeden Beleg ausdrucken oder elektronisch bereitstellen können.
• Die Software muss automatische und signierte Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege erstellen und im Datenerfassungsprotokoll ablegen können.
• Die Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse muss durch Eingabe eines Initialwertes in Betrieb genommen werden können.
• Unternehmer müssen Signaturerstellungseinheiten über FinanzOnline registrieren.

Jene, die ein geschlossenes Gesamtsystem und mehr als 500 Eingabestationen haben, können mit einem Feststellungsbescheid eine Sicherheitseinrichtung ohne Signaturerstellungseinheit genehmigt bekommen. Die entsprechenden Vorschriften zum technischen Schutz der Kassen treten erst mit 1.1.2017 in Kraft.

Vergünstigungen zur Anschaffung der Registrierkasse

Wird aufgrund der neuen Registrierkassenpflicht ein elektronisches Aufzeichnungssystem (wie z. B. eine elektronische Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem) zwischen dem 1.3.2015 und dem 31.12.2016 angeschafft, kann Folgendes in Anspruch genommen werden: 

• Anschaffungs- und Umrüstungskosten sind in voller Höhe Betriebsausgaben
• Anschaffungsprämie von € 200,00 pro einzelner Erfassungseinheit (abweichende Regelungen bei elektronischen Kassensystemen) – sie ist im Rahmen der Steuererklärung für 2015 und 2016 zu beantragen. Die Prämie steht zu bei Anschaffung eines neuen Systems oder Umrüstung eines bestehenden Systems.

Pflicht zur Mitnahme des Kassenzettels

Kunden müssen den Kassenzettel entgegennehmen und ihn solange mit sich tragen, bis sie sich außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten befinden. Es gibt allerdings keine Strafe, wenn das nicht passiert.

Stand: 29. Juli 2015