Mitarbeiterrabatt als Vorteil aus dem Dienstverhältnis ab 1.1.2016: abgabenpflichtig oder abgabenfrei?
Ein Mitarbeiterrabatt liegt dann vor, wenn einem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder einem mit diesem verbundenen Konzernunternehmen auf Grund seines Dienstverhältnisses Rabatte auf Waren bzw. Dienstleistungen - die er im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet - gewährt werden, die über die handelsüblich allen Endverbrauchern zugänglichen Rabatte hinausgehen – oder der Dienstnehmer Waren bzw. Dienstleistungen überhaupt kostenlos bezieht.
Der als Sachbezug bei der Gehaltsverrechnung abgabenpflichtig zu berücksichtigende geldwerte Vorteil des Mitarbeiters wird beispielsweise für die private Nutzung von Dienst-Kraftfahrzeugen, KFZ-Abstellplätzen, Dienstwohnungen, zinsenlosen Darlehen und Gehaltsvorschüssen sowie Sachbezügen in der Land- und Forstwirtschaft in der „Sachbezugswerteverordnung“ des Bundesministeriums für Finanzen geregelt.
Sofern ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis nicht durch Verordnung festgelegt wurde (z.B. Handelswaren, Reparaturleistungen, privater KFZ-Ankauf), ist der geldwerte Vorteil des Mitarbeiterrabatts ausgehend von jenem „Endpreis“ zu bemessen, zu dem der Arbeitgeber Waren oder Dienstleistungen fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet, daher nach Abzug „üblicher Preisnachlässe“ (z.B. Ausverkaufspreis, Stammkundenrabatt) des Arbeitgebers.
Beispiel: Ein Unternehmen bietet eine Ware oder Dienstleistung um € 100 an und gibt diese an fremde Endverbraucher mit einem Rabatt von 10 %, daher um € 90, ab. Der Arbeitnehmer bezieht die Ware bzw. Dienstleistung mit einem Rabatt von 15 %, daher um € 85. Es liegt daher dem Grunde nach ein Mitarbeiterrabatt als geldwerter Vorteil aus dem Dienstverhältnis von € 5 vor.
Sind die Abnehmer des Arbeitgebers keine Letztverbraucher (z.B. Großhandel) und gibt es daher keinen innerbetrieblichen Letztverbraucherpreis beim Arbeitgeber, so ist vom üblichen Endpreis des Abgabeortes nach Abzug üblicher Letztverbraucherrabatte auszugehen.
Liegt ein grundsätzlich geldwerter Vorteil aus einem Mitarbeiterrabatt vor, so bleibt dieser dennoch steuerfrei, wenn
- der Rabattsatz im Einzelfall 20 % (= %-Freigrenze, unabhängig vom Absolutbetrag) nicht übersteigt und
- der Mitarbeiterrabatt allen oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern gewährt wird und
- auf „haushaltsübliche“ Mengen begrenzt ist.
Räumt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Einzelfall 20 % übersteigende Mitarbeiterrabatte - ausgehend vom „üblich (rabattierten) Endpreis“ für fremde Letztverbraucher - ein, sind diese insoweit steuerpflichtig, als ein Gesamtrabattbetrag daraus im Kalenderjahr € 1.000 übersteigt.
Beispiel: Ein Arbeitgeber räumt seinen Arbeitnehmern einen Mitarbeiterrabatt von 30 % ein. Ein Arbeitnehmer bezieht Waren bzw. Dienstleistungen im Wert vor Mitarbeiterrabatt von € 10.000 (= bereits „üblich rabattierter Endpreis“ an Letztverbraucher) im Kalenderjahr zu einem rabattierten Betrag von € 7.000. Der Gesamtrabattbetrag beträgt € 3.000 im Kalenderjahr, daher sind € 2.000 (übersteigen den Freibetrag von € 1.000) als geldwerter Vorteil in der Gehaltsverrechnung abgabenpflichtig zu berücksichtigen.
Werden Waren/Dienstleistungen unentgeltlich an Arbeitnehmer abgegeben, so beträgt der Mitarbeiterrabatt 100 %. Übersteigt daher der geldwerte Vorteil daraus im Kalenderjahr den Freibetrag von € 1.000, so ist dieser in der Gehaltsverrechnung als abgabenpflichtig zu behandeln.
Wichtig: Zwecks Abgabenfreiheit muss der Mitarbeiterrabatt allen oder bestimmten Gruppen von Mitarbeitern (gilt wohl auch für eine abgestufte Rabattstaffel) zugänglich sein. Weitere Bedingung: Abgabe von nur „handelsüblichen“ Mengen. Es ist abgabenrechtlich und betriebswirtschaftlich ratsam, eine unternehmensbezogene, gut durchdachte Regelung zu treffen, die vor bösem Erwachen schützt!
Insoweit der geldwerte Vorteil aus Mitarbeiterrabatten lohnsteuerfrei ist, gilt dies auch für Zwecke der Bemessung von Sozialversicherungsbeiträgen und die Umsatzsteuer.
Bisher bestehende Befreiungsregelungen zur „unentgeltlichen oder verbilligten Mitarbeiterbeförderung“ und zum „Haustrunk im Brauereigewerbe“ entfallen ab 1.1.2016. Stattdessen ist die neue Mitarbeiterrabatt-Regelung anzuwenden.
Dokumentation und Aufzeichnung
Räumt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen Rabatt im Einzelfall von höchstens 20 % ein (dieser Umstand ist vom Arbeitgeber zu überprüfen und für spätere Prüfungen wohl ohne unnötigen Verzug geeignet zu dokumentieren), ist dieser geldwerte Vorteil beim Dienstnehmer grundsätzlich abgabenfrei, eine weitere, mitarbeiterbezogene Erfassung in der Lohnverrechnung des Arbeitgebers ist daher nicht erforderlich. Bei Überschreiten der 20 %-Rabatt-Grenze sind jedenfalls Einzelaufzeichnungen zu führen.
Weiters ist eine (dienst)vertragliche Regelung zu empfehlen, welche die Nutzung im Rahmen der privaten Lebensführung des Arbeitnehmers sicherstellt. Befreiungsschädlich wäre eine Weiterveräußerung oder Einkünfteerzielung mit rabattierten Waren oder Leistungen durch den Arbeitnehmer.
Übrigens: Bei hochpreisigen Waren (z.B. Auto, Fertigteilhaus) kann es für den Arbeitnehmer sinnvoll sein, wenn die steuerfreie Rabattgrenze von 20 % nicht überschritten wird. Ein abgabenpflichtiger geldwerter Vorteil aus dem Dienstverhältnis kann nach Besteuerung des dem Jahresrabattfreibetrag von € 1.000 übersteigenden Rabattbetrages durchgerechnet zu einem geringeren Nettovorteil beim Mitarbeiter führen, als bei Einhalten der (steuerfreien) Rabattgrenze.
LBG-Empfehlung: Wir empfehlen jedem Unternehmen dringend, noch im Herbst 2015 allfällig bestehende Mitarbeiterrabattsysteme im Detail zu evaluieren und auf die neuen Bestimmungen auszurichten. Gleichzeitig ist ein Personalverrechnungs-Check hinsichtlich abgabenrechtlicher Behandlung (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Umsatzsteuer) von Mitarbeitervorteilen aus dem Dienstverhältnis anzuraten. Arbeitsrechtlich sollte jedenfalls (schriftlich) klargestellt werden, dass allfällige Zusagen auch bei wiederholter Gewährung nicht auf Dauer gelten und abgeändert bzw. auch beendet werden können. Weiters ist die Zusage „an alle Mitarbeiter oder bestimmte Gruppen“ sowie die „haushaltsübliche Menge“ einer Regelung zuzuführen. Ebenso empfiehlt sich klarzustellen, dass mit Vorteilen aus dem Dienstverhältnis verbundene derzeitige und künftige Abgaben vom Dienstnehmer getragen - und daher in der Personalverrechnung berücksichtigt - werden. Sonst kann es durchaus vorkommen, dass der Arbeitgeber im Zuge einer Abgabenprüfung zusätzlich zu seinem entgegenkommend eingeräumten Mitarbeiterrabatt auch noch mit Dienstnehmerabgaben belastet wird – eine teure Überraschung. Beachten Sie auch die noch bis einschließlich 31.12.2015 geltenden, davon abweichenden Regelungen. Wir beraten Sie gerne.