Digitalisierung des Rechnungswesens – Wie Apotheken konkret davon profitieren können

In der Digitalisierung des Rechnungswesens liegt Potential für Apotheken. Zum einen können mit einem durchgängigen „Digital Workflow“ Personalkosten gespart werden, da nötige Vorbereitungsarbeiten für den Steuerberater in der Apotheke entfallen. Zum anderen unterstützt die Digitalisierung des Rechnungswesens hinsichtlich Datenverfügbarkeit, Archivierung und Datensicherheit sowie die kaufmännische Apothekenführung.

Sicherer Datenaustausch

Die im Apothekenmarkt gängigen EDV-Systeme (AVS, Sanodat, Apotronik, Datapharm, Aposys,...) haben bereits Lösungen für den sicheren Datenaustausch mit dem Steuerberater entwickelt oder sind gerade dabei, noch fehlende Schnittstellen zu implementieren, um einen sicheren und unkomplizierten Datenaustausch zu gewährleisten.

Für welche Bereiche macht die Digitalisierung konkret Sinn:

Ausgangsrechnungen: Über eine Schnittstelle werden die Ausgangsrechnungen aus dem EDV-Apothekensystem exportiert. Die Steuerberatungskanzlei kann neben dem direkten Import in die Buchhaltung auch das Mahnwesen für die Apotheke vorbereiten.

Eingangsrechnungen und Zahlungsverkehr: Ideal ist, wenn mit den Lieferanten eine digitale Übermittlung der Eingangsrechnungen vereinbart wird. Alternativ dazu werden Papier-Eingangsrechnungen in der Apotheke eingescannt und über das Web-Portal der Steuerberatungskanzlei (z.B. LBG-Online – verschlüsseltes Web-Portal mit höchsten Sicherheitsstandards bei uns im Haus) hochgeladen. Der Steuerberater kann die Eingangsrechnungen so zeitnah verbuchen und im Abgleich mit den Bankdaten innerhalb weniger Tage einen kompletten Zahlungsvorschlag für den Klienten erstellen.

Kassabuch: Über eine Schnittstelle wird das Kassabuch aus dem EDV-Apothekensystem exportiert. Somit entfällt die Führung eines händischen (oder über Excel geführten) Kassabuches.

Bankkonto: Natürlich können wir, wenn Sie uns dafür berechtigen, auch alle Bankkontobuchungen digital übernehmen und im Rechnungswesen berücksichtigen. Sie ersparen sich damit, Bankkontenauszüge auszudrucken, in Ordner zu hängen und an die Steuerberatungskanzlei weiterzuleiten und schaffen damit Ordnung ohne Zeitaufwand. Wir verarbeiten zeitnah, fachkundig und digital alle Bankeingänge und -ausgänge in Ihrem Rechnungswesen, und Sie haben einen perfekten Überblick über Ihre wirtschaftliche Situation. Sie schaffen damit eine durchgängige digitale Welt im Rechnungswesen.

Lohnverrechnung: Sensible Daten aus der Lohnverrechnung können sicher und geschützt (Stichwort: DSGVO) transferiert werden.

Dokumente, Auswertungen: Über das Web-Portal können sämtliche Verträge und Auswertungen rasch und sicher zwischen Apotheke und Steuerberater kommuniziert werden.

Konkrete Vorteile der Digitalisierung für die Apotheke:

• Einsparen von Personalkosten in der Apotheke durch den Wegfall der Vorbereitungsarbeiten und Routinetätigkeiten für die Buchhaltung
• Unternehmerische Tätigkeiten der Apotheke, wie Zahlungsverkehr oder Mahnwesen, können durch die Steuerberatungskanzlei vorbereitet werden
• Unternehmerische Entscheidungen können aufgrund der tagesaktuellen Auswertungen fundierter getroffen werden und bieten einen besseren Überblick über die finanzielle Situation der Apotheke
• Belege sind über das Web-Portal permanent verfügbar und durch die elektronische Archivierung leichter und rascher zu finden.
• Sichere und vereinfachte Kommunikation zwischen Apotheke und Steuerberatungskanzlei sowie die Archivierung der Daten in einem Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards
• Einsparen von Lagerkosten (da die Aufbewahrung von Papier-Dokumenten in der Apotheke nicht mehr notwendig ist)
• Der Belegtransport zwischen der Apotheke und der Steuerberatungskanzlei entfällt
• Eingangsrechnungen, die die Apotheke bereits per E-Mail erhält, müssen nicht nochmals ausgedruckt werden

Artikel entnommen aus "Pharmaceutical Tribune", 29.8.2018. Der Autor, Mag. Andreas Sobotka, ist Steuerberater und Unternehmensberater mit fachlichem Schwerpunkt „Apotheken-Beratung“ bei LBG Österreich. Kontakt: a.sobotka@lbg.at

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