Sozialversicherung: Vielfältige Dienstgeber-Meldefristen im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen beachten

Die Sozialversicherungsträger weisen aktuell auf die wesentliche Bedeutung der Einhaltung der vielfältigen Meldefristen durch Arbeitgeber hin. Alle Meldungen sind mittels ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) in den vom Hauptverband festgelegten einheitlichen Datensätzen an den Krankenversicherungsträger zu übermitteln.

Für jene Unternehmen, die uns mit der Durchführung der Lohn- und Gehaltsverrechnung beauftragt haben, übernehmen wir die ELDA-Meldungen im Zusammenhang mit den Beschäftigungsverhältnissen. Damit wir dies zeitgerecht tun können, sind folgende Meldefristen der Sozialversicherungsträger zu beachten:

Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses

Jede beschäftigte Person (Voll- und Teilversicherte) ist durch den Dienstgeber vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger anzumelden. Wurde eine Vor-Ort-Anmeldung erstattet, ist eine elektronische Anmeldung binnen sieben Tagen ab dem Beginn der Pflichtversicherung nachzuholen.

Anmeldung fallweise Beschäftigter: Die Anmeldung fallweise Beschäftigter muss vor Arbeitsantritt erfolgen.

Versicherungsnummer Anforderung

Die Anforderung der Versicherungsnummer hat spätestens zeitgleich mit der Erstattung der Anmeldung zu erfolgen.

Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses

Die Abmeldung ist binnen sieben Tagen nach dem Ende der Pflichtversicherung zu erstatten.

Änderungsmeldungen

Während des Bestandes der Pflichtversicherung ist vom Dienstgeber jede für die Versicherung bedeutsame Änderung, die nicht von der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) umfasst ist, innerhalb von sieben Tagen zu melden.

Adressmeldung Versicherter

Während des Bestandes der Pflichtversicherung ist vom Dienstgeber jede für die Versicherung bedeutsame Adressänderung innerhalb von sieben Tagen nach deren Bekanntwerden zu melden.

Monatliche Beitragsgrundlagenmeldung – mBGM (für den Regelfall)

Selbstabrechnerverfahren: Die mBGM ist bis zum 15. nach Ablauf eines jeden Beitragszeitraumes zu erstatten. Wird ein Beschäftigungsverhältnis nach dem 15. des Eintrittsmonates aufgenommen, endet die Frist mit dem 15. des übernächsten Monates. Dies gilt auch bei Wiedereintritt des Entgeltanspruches nach dem 15. des Wiedereintrittsmonates.

Beitragsvorschreibeverfahren: Die mBGM ist bis zum Siebenten des Monates zu erstatten, der dem Monat der Anmeldung oder der Änderung der Beitragsgrundlage folgt.

mBGM für fallweise Beschäftigte

Selbstabrechnerverfahren: Wie bisher kann die Satzung der Krankenversicherungsträger bestimmen, dass die siebentägige Frist für die Anmeldung sowie die Abmeldung hinsichtlich der innerhalb des Kalendermonates liegenden Beschäftigungstage von fallweise Beschäftigten spätestens mit dem Ersten des nächstfolgenden Kalendermonates beginnt.  Die gesetzliche Ermächtigung bezieht sich allerdings ausschließlich auf die An- und Abmeldung von fall­weise Beschäftigten - somit lediglich auf die Meldung der Versicherungszeit. Die Bekanntgabe der Beitragsgrundlagen sowie die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge ist abweichend davon bis zum 15. des Folgemonates, wenn die Beschäftigung nach dem 15. des Eintrittsmonates liegt, bis zum 15. des übernächsten Monates, vorzunehmen. Vor diesem Hintergrund ergibt sich Folgendes: Langt die vollständig ausgefertigte mBGM für fallweise Beschäftigte bis zum Siebenten des Folgemonates ein, d.h. werden sowohl die einzelnen Versicherungstage samt den entsprechenden Beitragsgrundlagen gemeldet als auch die Beitragsabrechnung vorgenommen, wird die Meldeverpflichtung in einem Zuge erfüllt.  Gesetzlich zulässig ist auch, dass mit der mBGM für fallweise Beschäftigte bis zum Siebenten des Folge­monates lediglich die Versicherungstage bekannt gegeben werden (Tarifblock fallweise Beschäftigte ohne Verrechnung). Die Übermittlung der Beitragsgrundlagen und der zu entrichtenden Beiträge ist meldefristwahrend bis zum 15. des Folgemonates möglich (Storno samt Neumeldung). Wird die fall­weise Beschäftigung nach dem 15. des Eintrittsmonates aufgenommen, endet diese Frist mit dem 15. des übernächsten Monates. Aus verwaltungsökonomischen Gründen empfiehlt es sich, die vollständige mBGM für fallweise Beschäftigte bis zum Siebenten des Folgemonates zu erstatten.

Beitragsvorschreibeverfahren: Im Beitragsvorschreibeverfahren ist die mBGM für fallweise Beschäftigte bis zum Siebenten des Folgemonates der fallweisen Beschäftigung zu erstatten.

mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung

Selbstabrechnerverfahren: Die mBGM ist bis zum 15. nach Ablauf eines jeden Beitragszeitraumes zu erstatten. Wird ein Beschäftigungsverhältnis nach dem 15. des Eintrittsmonates aufgenommen, endet die Frist mit dem 15. des übernächsten Monates. Dies gilt auch bei Wiedereintritt des Entgeltanspruches nach dem 15. des Wiedereintrittsmonates.

Beitragsvorschreibeverfahren: Die mBGM ist bis zum Siebenten des Monates, der dem Monat der Anmeldung oder der Änderung der Beitragsgrundlage folgt, zu erstatten.

Familienhospizkarenz/Pflegekarenz

Die Meldefrist beträgt sieben Tage nach der Inanspruchnahme, Änderung (inklusive Entgeltänderungen) oder Verlängerung der Familienhospizkarenz.

Schwerarbeitsmeldung

Die Meldung ist jeweils bis Ende Februar des Kalenderjahres, das der Verrichtung von Schwerarbeitstätigkeiten folgt, an den jeweils zuständigen Krankenversicherungsträger zu erstatten.

Keine Meldepflicht besteht bei:

• einer Tätigkeit nach § 1 Abs. 1 Z 3 der Schwerarbeitsverordnung, da die Feststellung des Vorliegens einer Minderung der Erwerbsfähigkeit von mindestens 10 % als kausale Folge dieser Tätigkeit erst im Nachhinein möglich ist,
• geringfügiger Beschäftigung bzw. für Zeiten, in denen keine Pflichtversicherung in der Pensionsversicherung besteht und
• bei Tätigkeiten, für die Zuschläge zum Sachbereich Urlaub der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK) nach den §§ 21 und 21a des Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG) zu entrichten sind (in diesen Fällen werden die Meldungen von der BUAK durchgeführt).
• Weiters entfällt die Meldepflicht, solange dem Dienstgeber keine Informationen zu Personen im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 6 der Schwerarbeitsverordnung vorliegen, die Schwerarbeit im Sinne der Schwerarbeitsverordnung leisten. Sofern diese Informationen dem Dienstgeber vorliegen, ist für diese Personen eine Schwerarbeitsmeldung möglich.

Lohnzettel Finanz

Den "Lohnzettel Finanz" verwenden Sie für Ihre Beschäftigten, um den Finanzämtern die pro Kalenderjahr erforderlichen Daten zu übermitteln. Bitte beachten Sie: Bei freien Dienstverhältnissen ist für die Meldung an das Finanz­amt die "Mitteilung gem. § 109a EStG 1988" bzw. die "Mitteilung gem. § 109b EStG 1988 bei Auslandszahlungen" zu verwenden.

Meldefristen:

• Jährlich bis spätestens Ende Februar des folgenden Kalenderjahres bei Übermittlung mit ELDA.
• Jährlich bis spätestens Ende Jänner des folgenden Kalenderjahres bei Übermittlung in Papierform. Dieses Papierformular ­fordern Sie bitte bei Ihrem Finanzamt an.
• Unterjährig bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, während des laufenden Kalenderjahres bis zum Ende des Folge­monates (bei Übermittlung mit ELDA und in Papierform).

Bestätigung für den Versicherten

Nach Übermittlung einer Meldung wird ein Sendeprotokoll (bei Übermittlung mit ELDA) bzw. eine Bestätigung zurückgesendet. Bei Anmeldungen, Abmeldungen, An- und Abmeldungen für fallweise Beschäftigte und An- und Abmeldungen zur Familienhospizkarenz ist eine bestätigte Kopie unverzüglich an die betroffene Person zu übergeben. Gleiches gilt bei einer Änderungsmeldung, wenn die Änderung zu einem Wechsel zwischen Vollversicherung und Teilversicherung in der Unfallversicherung führt.

Stand: 8.8.2019 | LBG

LBG ist mit rund 100 diplomierten Personalverrechner/innen sowie zertifizierten Arbeits- und Sozialversicherungsrechtsexpert/innen eines der bedeutendsten Beratungsunternehmen für Arbeitgeber/innen. Wir unterstützen Sie gerne in lohnsteuerlichen, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeiter/innen, Aushilfen und Werkvertragsnehmer/innen im Unternehmensalltag, führen für Sie die laufende Personalverrechnung, bereiten mitarbeiterbezogene betriebswirtschaftliche Auswertungen für Arbeitgeber/innen auf und übernehmen HR-Agenden. Wir beraten eine große Vielfalt an Branchen, Unternehmensgrößen und Rechtsformen, davon im Beratungsfeld „Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Personalverrechnung“ eine Vielzahl an Unternehmen mit 1-50 Mitarbeiter/innen und eine Reihe von namhaften österreichischen und in Österreich tätigen internationalen Unternehmen sowie öffentlichen Auftraggebern mit mehreren 100 Mitarbeiter/innen, wobei auch Arbeitgeber mit bis zu 2.000 Arbeitnehmer/innen zu unseren Auftraggebern zählen.  

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