Aufbewahrungspflicht für Aufzeichnungen – Unterschiedliche Fristen beachten

Grundsätzlich gilt eine allgemeine steuerliche Aufbewahrungsfrist für Bücher, Aufzeichnungen, Rechnungen sowie Belege und Geschäftspapiere von 7 Jahren, diese endet daher für 2012 am 31.12.2019; Unterlagen, welche Grundstücke betreffen, sind hingegen 12 Jahre oder in bestimmten Fällen 22 Jahre lang aufzubewahren.

Bevor Sie freudig ans Vernichtungswerk schreiten: Unterlagen, die in einem anhängigen Verfahren zur Abgabenerhebung oder einem Gerichts- oder Behördenverfahren von Bedeutung sind, sind jedenfalls darüber hinaus aufzubewahren. Auch Unterlagen im Zusammenhang mit der Personalverrechnung sind schon aus vielfältigen arbeitsrechtlichen Gründen länger (teils bis zu 30 Jahre) aufzubewahren. Abgesehen davon, dass es auch aus Sicht des Unternehmens später einmal – um nicht in Beweisnotstand zu kommen – sinnvoll sein kann, auf „alte“ Unterlagen zurückgreifen zu können.

Buchhaltungsunterlagen können natürlich auch elektronisch archiviert werden. Allerdings muss die jederzeitige inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Für elektronische (digitale) Rechnungen muss weiters die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit über sieben Jahre gewährleistet sein!

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Stand: 12.11.2019 | LBG

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