Verpflichtende Teilnahme für Unternehmen an der elektronischen Zustellung durch Behörden ab 1.1.2020 – Was Sie beachten sollten!
Ab 1.1.2020 tritt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Bundesbehörden die elektronische Zustellung ermöglichen. Das Recht auf elektronischen Verkehr ist jedoch auch mit der Verpflichtung für Unternehmen verknüpft, spätestens mit 1.1.2020 an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind bzw. Unternehmen, denen die E-Zustellung aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen (Fehlen eines Internet-Anschlusses) nicht zumutbar ist.
Seit 1.7.2019 wurde bereits der Großteil der Unternehmen von Vorsystemen (FinanzOnline, Elektronischer Rechtsverkehr ERV, Unternehmensserviceportal USP) in das sogenannte Teilnehmerverzeichnis (Verzeichnis über alle Teilnehmer der elektronischen Zustellung) übernommen, auf das Bundesbehörden ab 1.12.2019 zugreifen, um die E-Zustellung durchzuführen. Unternehmer/innen sollten daher jedenfalls bis 1.1.2020 (Stichtag für die verpflichtende Teilnahme) überprüfen, ob sie bei Übernahme aus den Vorsystemen mit den richtigen Daten im Teilnehmerverzeichnis eingetragen sind, falls sie nicht automatisch übernommen wurden die Anmeldung zur E-Zustellung selbst nachholen/vornehmen bzw. bei Nichtverpflichtung an der Teilnahme zur E-Zustellung infolge Unterschreitens der Umsatzsteuergrenze aktiv einen Widerspruch zur E-Zustellung einbringen. Wir haben für Sie die wesentlichen Checkpoints bis 1.1.2020 zusammengefasst – auch wenn laut Wirtschaftskammer derzeit noch keine Sanktionen bei „Nicht-Teilnahme“ an der elektronischen Zustellung geplant sind.
Was ist die elektronische Zustellung?
Ab 1.1.2020 tritt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden (§ 1a E-Government-Gesetz) in Kraft. Alle Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen (z.B. im Rahmen des Meldewesens), müssen ab diesem Zeitpunkt elektronische Zustellungen von bundesbehördlichen Dokumenten an Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen ermöglichen (vom Recht auf elektronischen Verkehr nicht umfasst sind Angelegenheiten, die sich nicht über den elektronischen Verkehr abwickeln lassen). Eine zentrale Rolle hat dabei die elektronische Zustellung, bei der behördliche Nachrichten sicher über das elektronische Postfach „MeinPostkorb“ (erreichbar für Unternehmer/innen mittels Einstieg im Unternehmensserviceportal USP) zugestellt und abgeholt werden können.
Welche Nachrichten werden in „MeinPostkorb“ angezeigt?
In „MeinPostkorb“ werden alle nachweislichen und nicht-nachweislichen Zustellungen von Behörden an den Empfänger, die mittels eines zugelassenen Zustelldiensts oder eines Kommunikationssystems einer Behörde versendet wurden, angezeigt. Nachrichten der Finanzverwaltung werden (nach Maßgabe der technischen Voraussetzungen) zur Information in „MeinPostkorb“ angezeigt. In den Einstellungen kann die Anzeige der Nachrichten der Finanzverwaltung in „MeinPostkorb“ deaktiviert werden.
Quelle: WKO, Digital Now 2019
Zu berücksichtigen ist auch, dass die Anzeige von Nachrichten von der Art der Anmeldung des jeweiligen Nutzers am aufrufenden Portal (z.B. USP) abhängig ist:
- Anmeldung mit Handysignatur oder Bürgerkarte: es werden alle Zustellungen (nachweisliche und nicht nachweisliche Zustellungen) angezeigt.
- Anmeldung mittels FinanzOnline-/USP-Kennung: nur nicht-nachweisliche Zustellungen.
- Anmeldung mit Benutzername und Passwort des Portals: nur nicht-nachweisliche Zustellungen der Behörde, die das aufrufende Portal betreibt.
Wie wird die behördliche elektronische Zustellung ab 1.12.2019 durchgeführt?
Versendet eine Bundesbehörde ab 1.12.2019 ein elektronisches Dokument, so wird zuerst im Teilnehmerverzeichnis abgefragt, ob der Empfänger elektronisch adressierbar ist. Wenn dies möglich ist, wird das Dokument in das Anzeigemodul „MeinPostkorb“ gelegt, welches für Unternehmer im Unternehmensserviceportal eingerichtet ist. Der Teilnehmer erhält eine Benachrichtigung an die im Teilnehmerverzeichnis bekanntgegebene Email-Adresse, dass ein behördliches Schriftstück im USP in „MeinPostkorb“ zugestellt und abholbereit ist.
Was ist das Teilnehmerverzeichnis? Welche Unternehmen sind bereits (automatisch) eingetragen?
Im Teilnehmerverzeichnis sind alle natürlichen und nicht-natürlichen Personen gespeichert, die elektronische Zustellungen empfangen können. Dafür wurde ab Juli 2019 ein Großteil der Unternehmen bereits automatisch aus Vorsystemen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen. Folgende Unternehmen wurden bereits in das Teilnehmerverzeichnis übernommen und gelten damit als im Teilnehmerverzeichnis angemeldet:
- FinanzOnline-Teilnehmer, die nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet haben und Unternehmer im Sinne des § 3 Z 20 Bundesstatistikgesetz 2000 sind.
- Teilnehmer am Elektronischen Rechtsverkehr (ERV), die keinen Widerspruch an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt hatten, wurden automationsunterstützt an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt.
Per 1.12.2019 werden Kunden der elektronischen Zustelldienste automationsunterstützt in das Teilnehmerverzeichnis aufgenommen und gelten als angemeldete Teilnehmer. Vor dem 1.12.2019 bestehende Benutzeroberflächen der Zustelldienste werden mit diesem Datum deaktiviert.
Unternehmen, die automatisch von FinanzOnline und den ERV in das Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden, erhielten ein Schreiben, das sie über die Registrierung am Teilnehmerverzeichnis informierte (Schreiben in der Databox von FinanzOnline bzw. den ERV).
Handlungsbedarf für Unternehmen –
wenn automatisch aus Vorsystemen ins Teilnehmerverzeichnis übernommen
Unternehmen, die bereits automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden, empfehlen wir die Daten in „MeinPostkorb“ im USP auf Richtigkeit und Aktualität zu überprüfen. Jedenfalls muss noch ein sogenannter „Postbevollmächtigter“ durch den USP-Administrator eingerichtet werden, der berechtigt ist, elektronisch zugestellte Behördenpost abzuholen. Die Rolle des Postbevollmächtigten kann auch für mehrere Personen vergeben werden, die dann alle berechtigt sind, elektronisch zugestellte Behördenpost abzuholen.
Handlungsbedarf für Unternehmen –
wenn noch nicht in Teilnehmerverzeichnis
Unternehmen, die noch nicht im Teilnehmerverzeichnis eingetragen sind, haben bis 1.1.2020 Zeit, sich zu registrieren. Ab 1.12.2019 kann diese Registrierung nur noch direkt im Unternehmensservice (USP) vorgenommen werden (Handysignatur bzw. Bürgerkarte notwendig!).
Handlungsbedarf für Unternehmen –
bei Nicht-Teilnahme aufgrund Unterschreitens der Umsatzgrenze
Unternehmen, die wegen der Unterschreitung der USt-Grenzen an der elektronischen Zustellung nicht teilnehmen müssen bzw. freiwillig möchten, melden sich nicht für die E-Zustellung an. Sind Sie bereits registriert, dann erfolgt der Widerspruch durch die Löschung des Zustellprofils im Teilnehmerverzeichnis über das elektronische Postfach "MeinPostkorb“ im Unternehmensserviceportal.
Für den Erhalt welcher Schriftstücke ist mein Unternehmen iZm der E-Zustellung registriert?
Abhängig vom Vorsystem, aus dem die Unternehmensdaten ins Teilnehmerverzeichnis automatisch übernommen wurden, sind die Teilnehmer mit folgender Zustellqualität registriert:
Quelle: Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort
Unternehmen, die automatisch von FinanzOnline ins Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden, sind automatisch nur für die Zustellung von nicht-nachweislichen Schriftstücken registriert. Im USP kann in den Einstellungen allerdings freiwillig auf die Zustellung von auch nachweislichen Schriftstücken „upgegradet“ werden.
Erfolgte eine Übermittlung von Adressinformationen eines Unternehmens sowohl aus FinanzOnline als auch einem anderen System (ERV, bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung bei einem Zustelldienst oder Kommunikationssystem einer Behörde), so wurde das Unternehmen zum Empfang der jeweils „höchstwertigen“ Zustellqualität registriert.
Bei selbständiger Registrierung im USP (ab 1.12.2019 einzige verbleibende Möglichkeit, sich selbst für die E-Zustellung zu registrieren), ist man als Teilnehmer automatisch für nicht-nachweisliche und nachweisliche Zustellungen registriert.
Was sind nachweisliche und nicht-nachweisliche Nachrichten? Wie erkenne ich den Unterschied?
Nachweisliche Nachrichten entsprechen den postalischen RSa/RSb-Briefen. Der Versender erhält einen Zustellnachweis darüber, wann Sie die Nachricht tatsächlich angenommen haben oder die Abholfrist abgelaufen ist und die Nachricht nicht abgeholt wurde. Nicht-nachweisliche Nachrichten sind vergleichbar mit „Fensterkuvert-Sendungen“. Diese Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in „MeinPostkorb“ für Sie verfügbar sind. Der Versender erhält in diesem Fall keinen Zustellnachweis.
Wann gelten Nachrichten als abgeholt bzw. zugestellt?
Nachweisliche Nachrichten gelten am ersten Werktag nach Übermittlung der Verständigung und in jedem Fall bei der Abholung über „MeinPostkorb“ als zugestellt. Nicht-nachweisliche Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in „MeinPostkorb“ für Sie verfügbar sind. Als abgeholt gelten Nachrichten jedenfalls dann, wenn Sie in Ihr elektronisches Postfach einsteigen und Ihnen die Liste Ihrer Nachrichten in Ihrem Posteingang angezeigt wird.
Was passiert, wenn ein Schriftstück nicht abgeholt wird?
- Im Falle einer Zustellung mit Zustellnachweis: Wenn das Dokument nicht innerhalb von 48 Stunden abgeholt wird, dann erfolgt eine zweite elektronische Verständigung. Der Zustelldienst hat das Dokument zwei Wochen zur Abholung bereitzuhalten und nach Ablauf weiterer 8 Wochen zu löschen (somit insgesamt 10 Wochen)
- Im Falle einer Zustellung ohne Zustellnachweis: Das Zustellsystem hat das Dokument 10 Wochen zur Abholung bereit zu halten und dann zu löschen. Wenn innerhalb der Abholfrist der Postkorb nicht durch eine berechtigte Person geöffnet wurde, so gilt das Dokument als „nicht abgeholt“. Der Versender wird davon informiert.
Was passiert, wenn – beispielsweise wegen Betriebsurlaubes – keine elektronische Behördenpost empfangen werden kann?
Unternehmen können sich für einen Zeitraum von maximal 28 Tagen (4 Wochen) von der elektronischen Zustellung abwesend melden. Während dieser Zeit erfolgt dann keine Zustellung. Achtung: Diese Einstellung einer vorübergehenden Abwesenheit gilt nur für die elektronische Zustellung in das USP, nicht jedoch für postalische Zusendungen oder Nachrichten in FinanzOnline.
Mehr dazu in „Fragen & Antworten zur Elektronischen Zustellung für Unternehmen ab 1.12.2019“
Stand: 2.12.2019 | LBG
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