Die Außenprüfung (AP), wie auch schon die „alte“ Bezeichnung Buch- und Betriebsprüfung klarstellte, überprüft nicht nur die Buchhaltung, sondern vor allem den Betrieb und seine inneren Abläufe. Ziel der Außenprüfung ist es, die wirtschaftlichen Vorgänge so weit wie möglich zu erheben, um mit den gewonnenen Erkenntnissen die Buchhaltung auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen.
Nachfolgend haben wir daher eine Checkliste erstellt, die den gesamten Prüfungsablauf in übersichtlicher Form darstellen soll.
Prüfungsankündigung
Die Ankündigung der AP kann entweder beim Abgabenpflichtigen oder bei seinem steuerlichen Vertreter erfolgen. Aus der Sicht des Betriebsprüfers erscheint die Anmeldung bei Ihnen günstiger als bei uns, weil eine Terminvereinbarung und Anforderung der bereitzustellenden Unterlagen direkt bei Ihnen erfolgen kann.
Prüfungstermin
Sind alle erforderlichen Personen (Steuerberater, Leiter des Rechnungswesens, Leiter der EDV) verfügbar.
Prüfungsanordnung
Sind in der Prüfungsanordnung Angaben zu Prüfungszeitraum, sachlichem Prüfungsumfang, Prüfungstermin und Name des Prüfers enthalten?
Ort der Prüfung
Ort der AP ist primär der Betrieb. Es sollte dem Prüfer möglichst ein separater abschließbarer Raum zur Verfügung gestellt werden. Sollte es am geeigneten Raum fehlen, bietet das Büro des Steuerberaters eine geeignete Alternative.
Schwachstellenanalyse
Wo ergeben sich unplausible Sachverhalte und welche Argumente stehen dafür zur Verfügung?
Sind bei Verträgen alle Formerfordernisse, vor allem bei Vereinbarungen zwischen Familienangehörigen die Schriftlichkeit, erfüllt?
Wenn bereits innerhalb der letzten Jahre eine Betriebsprüfung stattgefunden hat – was wurde festgestellt?
Organisation während der Prüfung
Wer soll dem Prüfer als Auskunftsperson zur Verfügung stehen? Alle Betriebsangehörige sollten von der Außenprüfung verständigt und angewiesen werden, dass keine Befugnis besteht, ohne Rücksprache mit der Auskunftsperson bzw. dem Steuerberater dem Prüfer Auskünfte zu erteilen.
Wie erhält der Prüfer Zugang zu den Belegen und sonstige Unterlagen?
Vorzubereitende Unterlagen
- Buchhaltungsunterlagen auf Datenträger
- Saldenlisten
- Um- und Nachbuchungslisten
- Jahresabschlüsse und Wirtschaftsprüfungsberichte
- Gesellschafterbeschlüsse
- Aufsichtsratsprotokolle
- Anlagenverzeichnis
- Inventuren
- Belege (Kassa, Bank, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Nachweise für steuerfreie Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen)
- Ansatz von Privatentnahmen und -einlagen (Fahrtenbuch für privat genutzte Fahrzeuge, Aufzeichnungen für Telefonkosten und Warenentnahmen, Gutachten bei Entnahme oder Einlage von Grundstücken)
- Berechnungsgrundlagen (z. B. für Rückstellungen, Bewertungen, Teilwerte, Forderungs- und Wertberichtigungen)
- Lohnkonten
- Mehr-Weniger-Rechnung
- Kostenrechnung
- Planungsrechnung
- Verträge
- Gesellschaftsverträge
- Bestandsverträge
- Darlehensverträge
- Leasingverträge
- Verträge mit nahen Angehörigen
- Pensionsverträge und Pensionsgutachten
Schlussbesprechung
Diese bildet den formalen Abschluss des Prüfungsverfahrens, welche der Erörterung des Prüfungsergebnisses sowie dem Grundsatz des Parteiengehörs dient. Dazu sind jedenfalls der Abgabenpflichtige und sein steuerlicher Vertreter zu laden. Der Ort der Schlussbesprechung ist mit dem Leiter der Amtshandlung bzw. dem Prüfer abzustimmen. Es kann dies der Betrieb, das Finanzamt oder die Kanzlei des Steuerberaters sein.
Stand: 5. Jänner 2021
Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.