Arbeitgeberberatung | Personalverrechnung
Welche Unterlagen unterliegen einer Lohn- und Lohnabgabenkontrolle?

Stand: 24. April 2024

Immer wieder wird im Rahmen einer GPLB-Prüfung (Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) beanstandet, dass angeforderte Lohnunterlagen unvollständig oder nicht korrekt geführt sind. Letztlich verantwortlich hierfür sind die Leitungsorgane (Vorstand, Geschäftsführung, Vereinsführung, etc.). Um Strafen zu vermeiden, empfehlen wir, nachfolgende Unterlagen stets vollständig und korrekt zu führen.

Lohnkonto

Jeder Dienstgeber ist verpflichtet, für bei ihm beschäftigte Dienstnehmer ein Lohnkonto zu führen. Im Rahmen des Lohnkontos sind neben den persönlichen Daten des Dienstnehmers die Höhe der empfangenen Bezüge sowie die abgeführten Lohnabgaben und deren beitragsrechtliche Grundlagen anzuführen. Die Pflichtangaben des Lohnkontos sind der Lohnkontenverordnung zu entnehmen. Bitte beachten Sie, dass wir die Pflichtangaben laut Lohnkontenverordnung für uns erteilte Personalverrechnungsaufträge nur dann berücksichtigten können, wenn Sie uns die diesbezüglichen Unterlagen und Informationen vorab zur Verfügung gestellt haben. Kann das Lohnkonto im Prüfungsfall nicht vollständig geführt vorgelegt werden, so stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit Strafen geahndet wird.

Wird vorsätzlich kein Lohnkonto geführt, liegt eine Finanzordnungswidrigkeit vor, die von der Finanzbehörde mit Strafen bis zu 5.000 Euro geahndet wird.

Arbeitszeitaufzeichnungen

Dienstgeber sind verpflichtet, für alle vom Arbeitszeitgesetz erfassten Dienstnehmer Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Aus diesen Aufzeichnungen muss neben der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit auch die tägliche und wöchentliche Ruhezeit hervorgehen. Werden Dienstnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe beschäftigt, sind Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken. Beginn und Ende der Ruhepausen sind ebenfalls zu erfassen. Bei einer vereinbarten Durchrechnung der Arbeitszeit (z. B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Arbeitsaufzeichnungen liegt dabei stets beim Dienstgeber.

Nach Ende der Gleitzeitperiode hat sich die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber die Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Werden diese durch ein Zeiterfassungssystem geführt, so ist der Dienstnehmerin bzw. dem Dienstnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln. Andernfalls ist ihr bzw. ihm Einsicht zu gewähren.

Im Falle von fehlenden, unvollständigen oder falschen Arbeitszeitaufzeichnungen kann dies folgende Konsequenzen nach sich ziehen:

• Nachzahlung von zu niedrig entrichteten Sozialversicherungsbeiträgen samt Verzugszinsen
• Schätzung der Arbeitszeit
• Geldstrafen bis zu 1.815,00 Euro je Dienstnehmerin bzw. Dienstnehmer (§ 28 Abs. 2 und 8 AZG)
• Erschwernis für die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber, die korrekte Entlohnung der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer im Sinne der Regelungen gegen Lohn- und Sozialdumping zu belegen

Weitere relevante Unterlagen

Neben dem Lohnkonto und den Arbeitsaufzeichnungen werden für Prüfungszwecke häufig unter anderem nachfolgende Unterlagen angefordert:

• Betriebsvereinbarungen, Dienst- und Lehrverträge, Dienstzettel (Vorsicht: neue Regelungen für Verwaltungsstrafen bei Nichtbefolgung und Pflichtangaben ab 28.03.2024)
• Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
• Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Aufzeichnungen sowie Vergütungsbestandteile
• Branchenspezifische Unterlagen (Tachoscheiben, Lagezuschläge, Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
• Lückenlose Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen. Bei Privatfahrten ist ein Sachbezug anzusetzen und bei der Lohn- und Gehaltsverrechnung zu berücksichtigen!
• Beschäftigungsbewilligung bei Dienstnehmern/Erntehelfern aus Drittstaaten
• Prüfberichte der letzten Abgaben- bzw. Betriebsprüfung
• Geschäftsbücher (zum Beispiel Bilanzen und Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Saldenlisten, Sachkonten, Belege, Kassabücher)

In der Personalverrechnung ist Expertise gefragt.

Eine fachlich korrekte, pünktliche und transparente Lohn- und Gehaltsverrechnung schafft Vertrauen in der Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber:innen und Dienstnehmer:innen. Dasselbe gilt im Zusammenspiel zwischen Arbeitgeber:innen und für die Personalverrechnung relevante Behörden wie die Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger.

Dabei hat sich bewährt, individuell auftretende, komplexe verrechnungsrelevante Themen fachlich gut zu durchdringen, praxistaugliche Lösungen zu schaffen und dies auch für spätere Nachprüfungen zeitnah zu dokumentieren.

Gerne stehen wir Ihnen im LBG-Beratungsfeld „Arbeitgeber-Beratung, Personalverrechnung“ mit unserer langjährigen Praxiserfahrung aus rund 33.000 Dienstnehmerabrechnungen pro Monat aus vielfältigen Branchen wie Industrie, Handel, Bauwirtschaft, Gewerbe, Gesundheitsberufe, Gastronomie, Land- und Forstwirtschaft sowie öffentlichen und privaten Institutionen zur Verfügung.

Stand: 24. April 2024 | LBG

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