Best-Practice zur betriebswirtschaftlichen Optimierung Ihrer Apotheke
Stand: 30. September 2021
Sinkende Margen, verstärkte Konkurrenz durch den Versandhandel, stagnierende Kundenzahlen – so lautete die Bestandsaufnahme vieler Apotheken vor Corona. Entspannung bzw. Liquidität brachten in den letzten 18 Monaten vielerorts die Coronatests. Doch auch das ist „nur“ eine Momentaufnahme. Apotheker/innen sollten sich daher grundsätzlich Gedanken machen, an welchen Schrauben gedreht werden kann, um das Betriebsergebnis nachhaltig zu verbessern. Ansatzpunkte gibt es dabei einige.
Wareneinsatz
Der Wareneinsatz ist in Apotheken die mit Abstand größte Kostenposition. In Zeiten sinkender Deckungsbeiträge ist die laufende Analyse des Wareneinsatzes daher ein wichtiges Tool, um das Ergebnis zu optimieren. Einflussfaktoren auf die Höhe des Wareneinsatzes sind vielfältig: vom Verhältnis Privat-/ Krankenkassenumsatz bzw. dem Ausmaß der Hochpreisumsätze über die Preisbildung im OTC-Segment bis zu hin zum Anteil des Direkteinkaufs bzw. den Einkaufskonditionen. Empfehlenswert sind u.a. die Kenntnis der „Spannenkiller“ (z.B. Produkte mit einer Spanne unter 25%), eine regelmäßige Überprüfung der „Penner“ (Produkte, die sich nur 1-2 Mal pro Jahr drehen), ein optimaler Lagerbestand pro Produkt sowie eine transparente Ermittlung des zeitlichen Aufwandes für den Prozess des Wareneinkaufs (Verhandlungen, Angebotssuche, Ermittlung des Bestellbedarfs, Empfang, Einlagerung, Rechnungsprüfung).
Einkaufskonditionen
Der Einkauf wird in vielen Apotheken immer noch etwas stiefmütterlich behandelt, obwohl darin wahrscheinlich das größte Potential liegt. Sowohl was die Einkaufskonditionen beim Großhandel betrifft (Stichwort rabattfähiger Umsatz – werden beispielsweise auch Kühl/Kalt-Waren, Suchtgifte, etc. rabattiert?) als auch beim Direkteinkauf (Nutzung von Einkaufskooperationen) liegt oft ungenützter Spielraum. Wesentlich ist vor allem, dass es für Mitarbeiter, die den Einkauf tätigen, genaue Vorgaben für die Bestellungen gibt – z.B. abhängig von der Margengruppe, bei welchem Großhandel bestellt wird, welche Staffelrabatte genutzt werden sollen etc.
Sortimentsgestaltung und Platzierung
Die Gestaltung des Sortiments (z.B. auch mit ertragsstarken Eigenmarken) und die Auswahl der Produkte (mit höheren Spannen) für die Frei- und Sichtwahl können entscheidende Vorteile bringen. Eine wesentliche Kennzahl zur Beurteilung dafür ist der Rohertrag je Packung, besser noch der Rohertrag der gesamten Marke, sowie darauf aufbauend die Lagerumschlagshäufigkeit, das heißt, wie oft sich ein Produkt verkauft (die Zahl sollte zumindest im höheren zweistelligen Bereich pro Jahr liegen).
Zusatzverkauf
Dabei geht es nicht um ein aggressives Verkaufen, sondern um die Kundenzuwendung, um deren Bedürfnisse zu erkennen. Dafür sind eine gute Sortimentspolitik (z.B. Eigenmarken, neue Produkte), Preis- bzw. Rabattaktionen (auch gemeinsam mit der Industrie) und Kundenbindungsprogramme (Proben, Stammkundenvorteile, etc.) notwendig.
Personalkosten
Ohne das Thema Personalkosten geht es in Apotheken natürlich nicht. Dabei geht es vor allem auch um eine Optimierung des Personaleinsatzes, ohne dass dabei die Beratungsqualität leidet. EDV-Apothekenprogramme bieten hierfür umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, an welchen Tagen zu welchen Zeiten wie viele Kunden die Apotheke besuchen. Eine hilfreiche Kennzahl zur Überprüfung der Entwicklung der Personalkosten ist inner- und außerbetrieblich vor allem die Kennzahl Personalkosten pro Kunde.
Digitalisierung des Rechnungswesens
In der Digitalisierung des Rechnungswesens liegt Potential für Apotheken. Zum einen können mit einem durchgängigen „Digital Workflow“ Personalkosten gespart werden (Wegfall der Routinetätigkeiten in Vorbereitung für die Buchhaltung). Zum anderen unterstützt die Digitalisierung des Rechnungswesens hinsichtlich Datenverfügbarkeit, Archivierung und Datensicherheit. Unternehmerische Entscheidungen können aufgrund tagesaktueller Auswertungen fundierter getroffen werden.
Jede einzelne der genannten Maßnahmen wird zur Steigerung des Apothekenbetriebsergebnisses beitragen und Ihre Apotheke als regionalen Versorger und wichtigen Berater in vielfältigen Gesundheitsfragen sichern. Deshalb empfiehlt sich von Zeit zu Zeit eine kritische Analyse des wirtschaftlichen Status Quo in der eigenen Apotheke.
Auf Einladung der Austropharm, dem Branchentreff für Pharmazeutische Produkte, erläutern Mag. Andreas Sobotka und Mag. Caroline Rieger, beide Steuerberater, Unternehmensberater und Experten für Apothekenberatung bei LBG Österreich, in einem Live-Branchentalk unter dem Titel „10 wesentliche Hebel zur betriebswirtschaftlichen Optimierung in der Apotheke“ auf der Austropharm 2021 am 2. Oktober 2021 weitere Ansatzpunkte zur Optimierung des betriebswirtschaftlichen Ergebnisses Ihrer Apotheke. Best-Practice-Beispiele und konkrete Handlungsempfehlungen aus der langjährigen Beratungspraxis inklusive.
Stand: 30. September 2021 | LBG | Autor: Andreas Sobotka
Fachbeitrag erschienen am 30. September 2021 im Newsletter der Pharmaceutical Tribune
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