Wie kommen Sie schneller zu Ihrem Geld – Ausfallrisiko minimieren

Stand: 21. März 2019

Unternehmen gehen oft in Vorleistung für ihre Kunden, indem erbrachte Leistungen erst nach Erbringung fakturiert werden und dem Kunden auch ein Zahlungsziel eingeräumt wird. Dies bedeutet jedoch für das Unternehmen, dass es die Zeitspanne zwischen Lieferung bzw. Leistungserbringung und dem Zahlungseingang am eigenen Bankkonto finanzieren muss. Hier einige Tipps, wie diese Zeitspanne möglichst kurz gehalten werden kann und Sie Ausfallrisiken minimieren: 

• Auswahl der Geschäftspartner und Vertragsgestaltung: Bei Beginn der Geschäftsbeziehung, und in weiterer Folge je nach Anlass von Zeit zu Zeit, sollten Informationen zu Bonität und Zahlungsverhalten des Kunden eingeholt werden. Im Auftrag ist auf eine genaue Vereinbarung der Zahlungsbedingungen (eventuell mit Eigentumsvorbehalten) zu achten. Mit der Vereinbarung von Anzahlungen kann der Zahlungsfluss entsprechend der Leistungserstellung gestaltet und ein Ausfallrisiko reduziert werden.
• Fakturierung: Rechnungen sollten unmittelbar mit Lieferung oder Ende der Leistungserstellung (möglichst elektronisch) versandt werden. Rückfragen aufgrund von unklaren Formulierungen in Rechnungen bindet nicht nur teure Arbeitszeit, sondern verzögert auch den Zahlungseingang.
• Mahnungen: Mahnungen sollten zeitgerecht, klar formuliert und mit exakten Terminvorgaben beim Kunden einlangen. Aktives Nachtelefonieren in Form von professionell geführten Mahngesprächen ist oft wirkungsvoller als mehrstufige schriftliche Mahnschreiben.

Wir empfehlen darüber hinaus klare Standards („Fakturier- und Mahn-Policy“) im Unternehmen umzusetzen: 

• Wann wird im Unternehmen fakturiert? Wer ist dafür verantwortlich?
• In der Rechnungswesen-Software sollten jedenfalls Kreditlimits, Mahnstufen, standardisierte Mahnbriefe und ein straffer Mahnzyklus hinterlegt und auf dessen Einhaltung strikt geachtet werden.

Sie reduzieren damit Ihr Ausfallrisiko, schaffen Liquidität und eine faire Zusammenarbeit zur Sicherung des nachhaltigen Erfolgs Ihres Unternehmens.

Damit spielen Sie sich für Ihre guten Kunden frei und investieren weniger Zeit ins frustrierende Nachlaufen von schlechten Zahlern. Und – Hand aufs Herz – sind notorisch säumige Kunden wirklich gute Kunden?

Wir checken Ihr aktuelles Fakturierungs- und Mahnsystem und unterstützen Sie bei der organisatorischen Optimierung im Unternehmen. Wenn Sie Ihr Rechnungswesen an uns auslagern und wir einen zeitnahen (digitalen) Belegfluss vereinbaren, integrieren wir für Sie gerne auch ein professionelles, periodisches Mahnwesen.

Kontakt & Beratung: Diese Information zeigt naturgemäß grundlegende Aspekte des Themas auf – für Vollständigkeit und Richtigkeit kann trotz sorgfältiger Erstellung keine Gewähr geleistet werden. LBG berät Sie gerne in Ihrer individuellen Situation. Bitte wenden Sie sich an einen unserer 31 österreichweiten Standorte (www.lbg.at) oder an welcome@lbg.at - wir bringen Sie gerne mit einem/r unserer Experten/innen, der/die mit Ihrem Anliegen bestens vertraut ist, zusammen.

Stand: 21. März 2019 | LBG

_{© LBG Österreich: Wenn Sie Interesse daran haben, den Inhalt dieser LBG-Fachinformation einer begrenzten oder breiteren Öffentlichkeit in eigenen Publikationen im Unternehmen, von Unternehmensverbänden oder Vereinen, in Newslettern, auf einer Homepage oder in Online-Medien oder als Redakteur/Journalist eines Branchen-, Fach- oder Publikumsmediums auch durch uns zusammengefasst, weiter vertieft oder durch einen unserer Expert/innen kommentiert zur Verfügung zu stellen, dann unterstützen wir Sie dabei gerne. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass dafür jedenfalls und ausnahmslos eine vorangehende schriftliche Zustimmung von „LBG Österreich | Marketing & Kommunikation“ und eine mit uns abgestimmte, geeignete Nennung von LBG erforderlich sind. Wir bitten Sie, sich dazu an welcome@lbg.at zu wenden.} 

How do you get to your money faster - minimize default risk

LBG Austria - Summary: Companies often pay in advance for their customers, as services provided are billed only after they have been rendered and the customer is also granted a payment term. However, this means for the company that it usually has to finance the period between delivery or service provision and the receipt of payment on its own bank account. Here are some tips on how to keep this time span as short as possible and minimize your default risk: 

• Selection of Business Partners and Contract Design: At the beginning of the business relationship, and subsequently depending on the occasion from time to time, information about the creditworthiness and payment behaviour of the customer should be obtained. In the assignment is to pay attention to a precise agreement of the terms of payment (possibly with retention of title). By agreeing down payments, the payment flow can be designed according to the service provision and a default risk can be reduced. 
• Invoicing: Invoices should be sent (electronically) as soon as possible upon delivery or end of service provision. Queries due to unclear phrasing in invoices not only costs expensive working hours, but also delays the receipt of payment. 
• Payment Reminders: Reminders should be timely, clearly formulated and reach the customer with exact deadlines. Active calling in the form of professionally conducted remand talks is often more effective than multilevel written reminder letters.

We also recommend implementing clear standards ("billing and reminder policy") in the company:

• When is the company billed? Who is responsible for that?
• In the accounting software, credit limits, dunning levels, standardized dunning letters and a strict dunning cycle should always be recorded and their adherence strictly observed.

Thereby you reduce your default risk, create liquidity and a fair cooperation to secure the sustainable success of your company.

We check your current invoicing and dunning system and support you in the organizational optimization in the company. If you outsource your accounting to us and we agree on a timely (digital) document flow, we will also gladly integrate a professional periodic dunning process for you.

Contact & Advice: This information naturally shows basic aspects of the topic - for completeness and correctness no guarantee can be given despite careful preparation. LBG will gladly advise you in your individual situation. Please contact one of our 31 Austria-wide locations (www.lbg.at) or welcome@lbg.at - we will gladly bring you together with one of our experts, who is very familiar with your request.